MICE e eventos corporativos na Dinamarca

A DMC Denmark concebe e realiza reuniões, viagens de incentivo, conferências e eventos (MICE) por toda a Dinamarca, para grupos de 10 a 300 pessoas ou mais. Cada programa parte do seu briefing e não de um modelo: o que a reunião tem de alcançar, quem viaja, o que o orçamento permite e o que quer que as pessoas comentem no voo de regresso. Pesquisa de espaços, blocos de quartos, transporte, restauração, produção e gestão no local ficam a cargo de uma só equipa, pelo que fala com um único contacto em vez de andar atrás de uma dúzia de fornecedores em dois países.

A Dinamarca funciona excecionalmente bem para programas corporativos. O aeroporto de Copenhaga coloca a maior parte da Europa a um voo curto, a cidade é segura e percorre-se a pé, os espaços cumprem horários e o país é compacto o suficiente para que uma conferência na capital dê lugar a um jantar na costa ou a uma receção num castelo sem perder um dia em viagem. Integramos também a sustentabilidade nos programas como prática habitual – fornecedores locais, percursos eficientes e espaços que levam a sério os seus compromissos ambientais.

Adequamos o espaço ao objetivo. Um offsite de estratégia precisa de uma sala diferente de um lançamento de produto, e um congresso de 400 delegados precisa de um espaço que já tenha efetivamente recebido 400 delegados. A Dinamarca oferece muitas opções: centros de congressos construídos para o efeito, hotéis de design com verdadeiros pisos de reuniões, espaços industriais convertidos em locais para eventos, salas à beira-água, e solares e castelos a menos de uma hora de Copenhaga para algo com mais carácter.

O alojamento é contratado em paralelo, idealmente perto o suficiente para que os delegados se desloquem a pé entre o hotel e o espaço. Para grupos maiores, negociamos blocos completos de quartos e gerimos a rooming list, a estrutura tarifária e as inevitáveis adições e cancelamentos de última hora.

Os melhores programas de incentivo aqui apostam naquilo em que a Dinamarca é realmente boa, em vez de importar atividades genéricas. As equipas cozinham juntas em cozinhas profissionais com um chef ao comando, velejam ou remam no porto, percorrem a cidade de bicicleta pelos percursos que os locais realmente usam, participam em workshops de design e inovação com profissionais da área, ou competem num city challenge que as leva a bairros que nunca descobririam de outra forma.

Cada atividade é dimensionada para o grupo e para o intervalo disponível no programa. Alguns clientes querem um dia inteiro; outros precisam de noventa minutos entre a sessão de encerramento e o jantar que pareçam uma recompensa e não um tapa-buracos. Organizamos uma coisa ou outra e mantemos os grupos com dimensões sensatas, para que ninguém passe a tarde em filas.

Recebemos os delegados no aeroporto de Copenhaga, Billund ou Aalborg e assumimos a responsabilidade por todas as deslocações a partir daí – do hotel para o espaço, do espaço para o jantar, do jantar para o hotel e, no final, de volta ao aeroporto. Os veículos ficam reservados durante todo o programa, em vez de serem marcados viagem a viagem, e é isso que mantém o horário intacto quando uma sessão se prolonga ou um grupo se divide entre duas opções para a noite. Carros para VIP e oradores, minibus para grupos de trabalho, autocarros de turismo para deslocações em plenário. As curtas distâncias da Dinamarca permitem que um itinerário inclua Copenhaga e Aarhus na mesma semana sem que a viagem se torne o programa.

Um coordenador da nossa equipa acompanha o seu grupo no terreno do princípio ao fim. Gere o alinhamento, trata diretamente com os espaços e fornecedores e resolve o que realmente acontece no dia – o voo de chegada atrasado, o número de participantes que muda duas vezes antes do almoço, o orador que precisa de outro adaptador dez minutos antes de subir ao palco.

A ideia é simples: a sua equipa deve estar presente no seu próprio evento em vez de o estar a gerir. Ter uma pessoa local que conhece os espaços, os fornecedores e o modo como as coisas funcionam aqui é normalmente a diferença entre um programa que corre bem e um que apenas sobrevive.

Normalmente é pela noite que o programa é avaliado. Aqui a Dinamarca tem uma verdadeira vantagem: a cultura gastronómica é de nível mundial e vai muito além dos nomes famosos, pelo que um jantar privado pode ser excecional sem exigir dois anos de lista de espera. Utilizamos restaurantes à beira-água, armazéns reconvertidos, salas de museus, salas de jantar de castelos e salas privadas na cidade, escolhidos de acordo com o número de pessoas e o tom pretendido – um jantar descontraído a fechar um dia de trabalho ou uma cerimónia de prémios formal com palco e alinhamento.

Os menus são criados com produtores dinamarqueses e ingredientes da época, e não segundo o padrão de um hotel internacional. Tratamos da distribuição dos lugares, requisitos alimentares, pacotes de bebidas, animação, audiovisual e discursos, e gerimos os tempos durante a noite para que tudo avance no momento certo.

Envie-nos o essencial – número de delegados, datas e o que o programa precisa de alcançar – e responderemos com uma proposta à medida. Pode ser um espaço e um jantar, ou um programa completo de vários dias com hotéis, transporte, sessões e um evento noturno. Uma única equipa local trata de tudo e, normalmente, receberá opções e um preço no prazo de um dia útil.