MICE ed eventi aziendali in Danimarca

DMC Denmark progetta e realizza meeting, viaggi incentive, conferenze ed eventi (MICE) in tutta la Danimarca, per gruppi da 10 a 300 persone e oltre. Ogni programma parte dal vostro brief, non da un modello: cosa deve ottenere l’incontro, chi viaggia, cosa consente il budget e di cosa volete che le persone parlino sul volo di ritorno. Ricerca delle location, blocchi di camere, trasporti, ristorazione, produzione e gestione in loco sono affidati a un unico team, così vi rivolgete a un solo referente invece di rincorrere una dozzina di fornitori in due Paesi.

La Danimarca è particolarmente adatta ai programmi aziendali. Dall’aeroporto di Copenaghen gran parte dell’Europa è a un breve volo, la città è sicura e si gira a piedi, le location rispettano gli orari e il Paese è abbastanza compatto da permettere a una conferenza nella capitale di trasformarsi in una cena sulla costa o in un ricevimento in un castello senza perdere un giorno di viaggio. Integriamo inoltre la sostenibilità nei programmi come prassi: fornitori locali, spostamenti ottimizzati e location che prendono sul serio i propri impegni ambientali.

Scegliamo lo spazio in base allo scopo. Un offsite strategico richiede una sala diversa da un lancio di prodotto, e un congresso con 400 delegati ha bisogno di una location che abbia già gestito davvero 400 delegati. La Danimarca offre molte possibilità: centri congressi costruiti ad hoc, design hotel con veri piani dedicati ai meeting, spazi industriali riconvertiti in location per eventi, sale affacciate sull’acqua, e dimore storiche e castelli a meno di un’ora da Copenaghen per qualcosa di più caratteristico.

L’alloggio viene contrattato in parallelo, idealmente abbastanza vicino perché i delegati possano spostarsi a piedi tra hotel e location. Per i gruppi più numerosi negoziamo blocchi completi di camere e gestiamo la rooming list, la struttura tariffaria e le inevitabili aggiunte e cancellazioni dell’ultimo minuto.

I migliori programmi incentive qui puntano su ciò in cui la Danimarca eccelle davvero, invece di importare attività generiche. I team cucinano insieme in cucine professionali guidati da uno chef, vanno in barca a vela o a remi nel porto, pedalano per la città sui percorsi che usano davvero i locali, partecipano a workshop di design e innovazione con professionisti del settore, oppure si sfidano in una city challenge che li porta in quartieri che altrimenti non scoprirebbero mai.

Ogni attività è calibrata sul gruppo e sullo spazio disponibile nel programma. Alcuni clienti vogliono una giornata intera; altri hanno novanta minuti tra la sessione di chiusura e la cena che devono sembrare una ricompensa e non un riempitivo. Organizziamo entrambe le soluzioni e manteniamo gruppi di dimensioni ragionevoli, così nessuno passa il pomeriggio in coda.

Accogliamo i delegati all’aeroporto di Copenaghen, Billund o Aalborg e ci occupiamo di ogni spostamento successivo – dall’hotel alla location, dalla location alla cena, dalla cena all’hotel e, alla fine, di nuovo all’aeroporto. I veicoli restano a disposizione per tutta la durata del programma invece di essere prenotati corsa per corsa: è questo che mantiene intatto il programma quando una sessione si prolunga o un gruppo si divide tra due opzioni serali. Auto per VIP e relatori, minibus per i gruppi di lavoro, pullman granturismo per gli spostamenti in plenaria. Le brevi distanze della Danimarca permettono di includere Copenaghen e Aarhus nella stessa settimana senza che il viaggio diventi il programma.

Un coordinatore del nostro team è sul posto con il vostro gruppo per tutto il tempo. Gestisce la scaletta, tratta direttamente con location e fornitori e si occupa di ciò che succede davvero durante la giornata – il volo in arrivo in ritardo, il numero di partecipanti che cambia due volte prima di pranzo, il relatore che ha bisogno di un adattatore diverso dieci minuti prima di salire sul palco.

Il concetto è semplice: il vostro team deve poter vivere il proprio evento invece di gestirlo. Avere una persona locale che conosce le location, i fornitori e il modo in cui funzionano le cose qui è di solito la differenza tra un programma che scorre e uno che si limita a sopravvivere.

È di solito sulla serata che si giudica il programma. Qui la Danimarca ha un vero vantaggio: la sua cultura gastronomica è di livello mondiale e va ben oltre i nomi famosi, così una cena privata può essere eccezionale senza due anni di lista d’attesa. Utilizziamo ristoranti sul porto, magazzini riconvertiti, sale di musei, sale da pranzo di castelli e sale private in città, scelti in base ai numeri e al tono che desiderate – una cena rilassata a chiusura di una giornata di lavoro o una serata di premiazione formale con palco e scaletta.

I menu sono creati con produttori danesi e ingredienti di stagione, non secondo lo standard di un hotel internazionale. Ci occupiamo di piani tavoli, esigenze alimentari, pacchetti bevande, intrattenimento, audio-video e discorsi, e gestiamo i tempi durante la serata perché tutto proceda al momento giusto.

Inviateci le informazioni essenziali – numero di delegati, date e obiettivi del programma – e vi invieremo una proposta costruita su misura. Può trattarsi di una location e una cena, oppure di un programma completo di più giorni con hotel, trasporti, sessioni ed evento serale. Un unico team locale gestisce tutto e di norma riceverete opzioni e prezzo entro un giorno lavorativo.